粤物协秘字[2007]1号

关于秘书处文件行文、印发、归档

管理程序的规定

各会员单位：

秘书处是本会的办事机构。及时、准确地做好本会文件的行文、印发与归档管理工作，是秘书处的一项重要任务和职责。因此，按程序规定做好本会文件的行文、印发与归档管理工作，是十分必要的。现将文件行文、印发、归档管理程序的规定及有关事项告知如下：

一、文件行文程序

第一步：按本会会长的工作意图和指令行文。行文一律采用“广东省物业管理行业协会文稿”纸起草。

第二步：拟稿人将文件手稿交“核稿”人核稿，并签字后交打字员打字。

第三步：打字完成后，先由拟稿人按手稿原文阅改后，再交付打字员在电脑上修改、打印。

第四步：修改打印后的文稿，交“核稿”人审核定稿。

第五步：由本会会长签发。会长在审核定稿的基础上，在本会“文稿”纸的“签发”栏签字，该文件即可生效。

二、文件发文程序

第一步：由发文人员按文号在《收（发）文件登记本》上登记。

第二步：由发文人员按文件规定的主送、抄送单位和领导，以及规定的发文数量发放。

三、文件归档管理程序

第一步：由文件管理人员按文件“字号”，有序地将文件手稿连同正式文件一份，放入档案夹内并置于档案柜；

第二步：本会领导及他人需要借阅文件时，经文件管理人员登记，借阅人签字后方可借阅。文件借阅完毕后，按前款程序将文件保管好。

第三步：文件档案柜由专人管理，非管理人员不得随意开柜翻阅或拿走文件。

广东省物业管理行业协会

 二OO七年五月二十四日

主题词：文件 管理 程序 规定