关于秘书处文件行文、印发、归档管理程序的规定
粤物协秘字[2007]1号
关于秘书处文件行文、印发、归档
管理程序的规定
各会员单位:
秘书处是本会的办事机构。及时、准确地做好本会文件的行文、印发与归档管理工作,是秘书处的一项重要任务和职责。因此,按程序规定做好本会文件的行文、印发与归档管理工作,是十分必要的。现将文件行文、印发、归档管理程序的规定及有关事项告知如下:
一、文件行文程序
第一步:按本会会长的工作意图和指令行文。行文一律采用“广东省物业管理行业协会文稿”纸起草。
第二步:拟稿人将文件手稿交“核稿”人核稿,并签字后交打字员打字。
第三步:打字完成后,先由拟稿人按手稿原文阅改后,再交付打字员在电脑上修改、打印。
第四步:修改打印后的文稿,交“核稿”人审核定稿。
第五步:由本会会长签发。会长在审核定稿的基础上,在本会“文稿”纸的“签发”栏签字,该文件即可生效。
二、文件发文程序
第一步:由发文人员按文号在《收(发)文件登记本》上登记。
第二步:由发文人员按文件规定的主送、抄送单位和领导,以及规定的发文数量发放。
三、文件归档管理程序
第一步:由文件管理人员按文件“字号”,有序地将文件手稿连同正式文件一份,放入档案夹内并置于档案柜;
第二步:本会领导及他人需要借阅文件时,经文件管理人员登记,借阅人签字后方可借阅。文件借阅完毕后,按前款程序将文件保管好。
第三步:文件档案柜由专人管理,非管理人员不得随意开柜翻阅或拿走文件。
广东省物业管理行业协会
二OO七年五月二十四日
主题词:文件 管理 程序 规定
抄送:省建设厅房庆方副厅长、省建设厅住宅与房地产业处 |